Am 13. Januar 2021 gab es in Weinsberg eine Premiere. Der technische Ausschuss und der Verwaltungsausschuss des Gemeinderats tagten zum ersten Mal nicht wie gewohnt im Rahmen einer Präsenzsitzung, sondern in Form einer Videokonferenz. Die Sitzung leitete Bürgermeister Stefan Thoma vom Kleinen Ratssaal im Rathaus aus. Die Gemeinderäte und die beteiligten Fachleute waren über ein Videokonferenzsystem zugeschaltet.
Die Ausschusssitzungen des Gemeinderats sind immer nicht öffentlich, es handelt sich dabei lediglich um beratende Ausschüsse. Beschlüsse werden ausschließlich in Gemeinderatssitzungen gefasst. Einziger Tagesordnungspunkt der Sitzung war der Neubau des Feuerwehrmagazins Weinsberg im Gebiet „Spitzäcker“, das mit rund 17 Millionen Euro eines der teuersten Projekte in Weinsberg überhaupt ist. Das beauftragte Architekturbüro kplan stellte die Vorplanung und die Kostensituation zusammen mit dem Projektsteuerer Drees & Sommer und dem im Stadtbauamt für das Großprojekt zuständigen Mitarbeiter Stadtbaumeister Nicolas Rautenberg anhand einer ausführlichen Präsentation vor. Andreas Riekher von der EDV-Abteilung im Rathaus sorgte für einen störungsfreien technischen Ablauf und verfolgte die Diskussion auch in seiner Eigenschaft als Kommandant der Freiwilligen Feuerwehr Weinsberg.
Sitzungen kommunaler Gremien ohne persönliche Anwesenheit der Gremiumsmitglieder im Sitzungsraum, z. B. in Form einer Videokonferenz, sind erst seit einer Änderung der Gemeindeordnung im letzten Jahr möglich. Durch eine Änderung der Hauptsatzung der Stadt Weinsberg sind solche Sitzungen nun grundsätzlich auch in Weinsberg möglich. Dieses Verfahren soll aber eine Ausnahme darstellen und darf nur bei Gegenständen einfacher Art gewählt werden oder wenn Sitzungen andernfalls aus schwerwiegenden Gründen nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden könnten. Solche Gründe sind z. B. auch Pandemien, wie derzeit die Corona-Pandemie, wo es auch um den gesundheitlichen Schutz der Sitzungsteilnehmer geht. Bei öffentlichen Sitzungen muss eine zeitgleiche Übertragung von Bild und Ton in einen öffentlich zugänglichen Raum erfolgen.
Um den Sitzungsteilnehmern bei regulären Präsenzsitzungen einen ausreichenden Abstand zu gewährleisten, finden alle Gemeinderats- und Ausschusssitzungen bereits seit März letzten Jahres nicht mehr im eigentlichen Sitzungsraum, dem Großen Ratssaal im Rathaus, sondern in der Hildthalle statt. Falls die Infektionszahlen weiterhin so hoch bleiben und nachdem die erste Sitzung des Gemeinderatsausschusses als Videokonferenz erfolgreich verlaufen ist, wird die nächste nicht öffentliche Ausschusssitzung des Gemeinderats im Februar voraussichtlich auch als Videokonferenz stattfinden. Die nächste Gemeinderatssitzung am 26. Januar 2021 findet auf jeden Fall als Präsenzsitzung statt und zwar in der Hildthalle, nachdem mit der Verabschiedung des Haushalts und dem Neubau des Feuerwehrmagazins gleich zwei Themen auf der Tagesordnung stehen, die in einer Präsenzsitzung beschlossen werden sollten.
Ob in nächster Zeit auch Gemeinderatssitzungen als Videokonferenz stattfinden, wird entsprechend der Pandemielage und der anstehenden Tagesordnungspunkte von Fall zu Fall entschieden. In der Sitzungseinladung und der öffentlichen Bekanntmachung der Sitzung wird dann ausdrücklich darauf hingewiesen, wenn die Sitzung als Videokonferenz durchgeführt wird. Die Öffentlichkeit wird dadurch hergestellt, dass das Konferenzsystem im Großen Ratssaal aufgebaut, die Sitzung von dort geleitet wird und Zuhörer die Sitzung von der Tribüne im Großen Ratssaal aus verfolgen können.
Erleichtert werden Videokonferenzsitzungen des Gemeinderats auch dadurch, dass es in Weinsberg bereits seit vielen Jahren ein zuverlässiges Ratsinformationssystem gibt und alle Gemeinderäte mit Tablets ausgestattet sind, so dass auf Sitzungsunterlagen in Papierform komplett verzichtet werden kann. Die Stadt Weinsberg war hier Vorreiter und ist auch durch die zeitgemäße IT-Infrastruktur in der Verwaltung für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung insgesamt sehr gut gewappnet.
